10 قانون طلایی مدیریت ریسک پروژه

مزایای مدیریت ریسک در پروژه ها بسیار زیاد است. در صورت برخورد با رویدادهای نامشخص پروژه به شیوه ای پیشگیرانه می توانید پول زیادی کسب کنید. نتیجه این خواهد بود که شما تأثیر تهدیدهای پروژه را به حداقل می رسانید و از فرصت هایی که رخ می دهد به دست می آورید. این به شما امکان می دهد پروژه خود را به موقع ، بودجه و با نتایج کیفیتی که حامی پروژه شما از آن خواسته است ، ارائه دهید. همچنین ، اعضای تیم شما در صورت عدم ورود به حالت آتش سوزی که برای ترمیم خرابی هایی که می توان از آن جلوگیری کرد ، بسیار خوشحال تر خواهند بود.

این مقاله به شما ده قانون طلایی می دهد تا مدیریت ریسک را با موفقیت در پروژه خود اعمال کنید. آنها مبتنی بر تجربیات شخصی نویسنده هستند که بیش از پانزده سال در پروژه ها شرکت کرده اند. همچنین ، بخش بزرگی از ادبیات موجود در این زمینه در این مقاله متراکم شده است.

قانون 1: مدیریت ریسک را بخشی از پروژه خود کنید

قانون اول برای موفقیت مدیریت ریسک پروژه ضروری است. اگر واقعاً مدیریت ریسک را در پروژه خود جاسازی نکرده اید ، نمی توانید از مزایای کامل این رویکرد بهره مند شوید. می توانید در شرکت ها با تعدادی از رویکردهای معیوب روبرو شوید. برخی از پروژه ها از هیچ رویکردی برای مدیریت ریسک استفاده نمی کنند. آنها یا نادان هستند ، اولین پروژه خود را اجرا می کنند یا به نوعی اطمینان دارند که هیچ خطری در پروژه آنها رخ نخواهد داد (که البته این اتفاق خواهد افتاد). برخی از افراد کورکورانه به مدیر پروژه اعتماد دارند ، به خصوص اگر او مانند یک جانباز ارتش مورد ضرب و شتم باشد که دو دهه گذشته در سنگرها بوده است. شرکت های حرفه ای مدیریت ریسک را بخشی از عملیات روزمره خود می سازند و آن را در جلسات پروژه و آموزش کارمندان درج می کنند.

قانون 2: خطرات را در اوایل پروژه خود شناسایی کنید

اولین قدم در مدیریت ریسک پروژه ، شناسایی خطرات موجود در پروژه شما است. این امر به یک ذهنیت باز نیاز دارد که بر سناریوهای آینده که ممکن است رخ دهد متمرکز است. دو منبع اصلی برای شناسایی خطرات ، مردم و کاغذ وجود دارد. مردم اعضای تیم شما هستند که هرکدام تجربیات و تخصص شخصی خود را به همراه می آورند. افراد دیگری که باید با آنها صحبت کنند ، متخصصان خارج از پروژه شما هستند که سابقه ای از نوع پروژه یا کاری را که با آن روبرو هستید ، دارند. آنها می توانند برخی از تله های مشاعره را که با آنها روبرو خواهید شد یا برخی از فرصت های طلایی که ممکن است از ذهن شما عبور نکرده باشد ، فاش کند. مصاحبه ها و جلسات تیمی (خطر طوفان مغزی) روشهای متداول برای کشف خطرات مردم است. مقاله یک داستان متفاوت است. پروژه ها تمایل به تولید تعداد قابل توجهی از اسناد (الکترونیکی) دارند که حاوی خطرات پروژه هستند. آنها ممکن است همیشه این نام را نداشته باشند ، اما کسی که با دقت می خواند (بین خطوط) آنها را پیدا خواهد کرد. برنامه پروژه ، پرونده تجاری و برنامه ریزی منابع شروع کننده خوبی هستند. دسته های دیگر برنامه های قدیمی پروژه ، شرکت شما اینترانت و وب سایت های تخصصی است.

آیا می توانید قبل از بروز همه خطرات پروژه را شناسایی کنید؟احتمالا نه. اما اگر تعدادی از روشهای مختلف شناسایی را با هم ترکیب کنید ، به احتمال زیاد اکثریت قریب به اتفاق پیدا خواهید کرد. اگر به درستی با آنها سر و کار داشته باشید ، زمان کافی برای خطرات غیر منتظره ای که اتفاق می افتد باقی خواهید ماند.

قانون 3: در مورد خطرات ارتباط برقرار کنید

پروژه های ناکام نشان می دهد که مدیران پروژه در چنین پروژه هایی غالباً از چکش بزرگ که قصد برخورد آنها را داشت ، بی خبر بودند. یافته ترسناک این بود که غالباً شخصی از سازمان پروژه در واقع چکش را می دید ، اما مدیر پروژه را از وجود آن مطلع نکرد. اگر نمی خواهید این اتفاق در پروژه شما رخ دهد ، بهتر است به ارتباطات ریسک توجه کنید.

یک رویکرد خوب این است که به طور مداوم ارتباطات ریسک را در کارهایی که انجام می دهید شامل شود. اگر جلسه تیمی دارید ، خطرات پروژه را بخشی از برنامه پیش فرض (و نه مورد نهایی در لیست) قرار دهید.

خط مهم دیگر ارتباطات مربوط به مدیر پروژه و حامی پروژه یا مدیر است. تلاش های ارتباطی خود را روی خطرات بزرگ در اینجا متمرکز کنید و مطمئن شوید که رئیس یا مشتری را تعجب نمی کنید! همچنین ، مراقب باشید که اسپانسر در مورد خطرات برتر تصمیم گیری کند زیرا معمولاً برخی از آنها از وظیفه مدیر پروژه فراتر می روند.

قانون 4: هم تهدیدها و هم فرصت ها را در نظر بگیرید

ریسک های پروژه مفهومی منفی دارند: آنها افراد بدی هستند که می توانند به پروژه شما آسیب برسانند. با این حال، رویکردهای ریسک مدرن نیز بر ریسک های مثبت، فرصت های پروژه تمرکز دارند. اینها رویدادهای نامشخصی هستند که برای پروژه و سازمان شما مفید هستند. این افراد خوب پروژه شما را سریعتر، بهتر و سودآورتر می کنند.

متأسفانه، بسیاری از تیم های پروژه برای عبور از خط پایان تلاش می کنند و با کارهایی که باید به سرعت انجام شوند، مملو از بار می شوند. این یک پویایی پروژه ایجاد می کند که در آن فقط ریسک های منفی مهم هستند (اگر تیم اصلاً خطراتی را در نظر بگیرد). اطمینان حاصل کنید که برای رسیدگی به فرصت های پروژه خود زمان اختصاص داده اید، حتی اگر فقط نیم ساعت باشد. این احتمال وجود دارد که شما چندین فرصت را با بازدهی بالا ببینید که نیازی به سرمایه گذاری زیادی در زمان یا منابع ندارد.

قانون 5: مسائل مربوط به مالکیت را روشن کنید

برخی از مدیران پروژه فکر می کنند زمانی که فهرستی از ریسک ها را تهیه کرده اند، کارشان تمام شده است. با این حال، این تنها یک نقطه شروع است. مرحله بعدی این است که مشخص شود چه کسی مسئول چه خطری است! اگر از خطری به درستی مراقبت نشود، باید گرما را احساس کند. ترفند ساده است: برای هر ریسکی که پیدا کردید، یک صاحب ریسک تعیین کنید. صاحب ریسک شخصی در تیم شما است که مسئولیت بهینه سازی این ریسک را برای پروژه دارد. اثرات واقعا مثبت است. در ابتدا، افراد معمولاً از اینکه واقعاً مسئول خطرات خاصی هستند احساس ناراحتی می کنند، اما با گذشت زمان آنها برای کاهش تهدیدها و افزایش فرصت ها اقدام و وظایفی را انجام می دهند.

مالکیت در سطح دیگری نیز وجود دارد. اگر تهدید پروژه رخ دهد، شخصی باید صورتحساب را بپردازد. این منطقی به نظر می رسد، اما این مسئله ای است که باید قبل از وقوع خطر به آن بپردازید. به خصوص اگر واحدهای تجاری، بخش ها و تامین کنندگان مختلف در پروژه شما درگیر باشند، مهم می شود که چه کسی عواقب آن را متحمل می شود و باید کیف پول خود را خالی کند. یک عارضه جانبی مهم شفاف سازی مالکیت اثرات ریسک این است که مدیران خط شروع به توجه به یک پروژه می کنند، به خصوص زمانی که پول زیادی در خطر است. موضوع مالکیت برای فرصت های پروژه به همان اندازه مهم است. دعوا بر سر درآمدهای (غیر منتظره) می تواند به سرگرمی طولانی مدت مدیریت تبدیل شود.

قانون 6: اولویت بندی ریسک ها

یک مدیر پروژه یک بار به من گفت ، من با تمام خطرات به طور مساوی رفتار می کنم. این باعث می شود زندگی پروژه بسیار ساده باشد. با این حال ، بهترین نتیجه ممکن را ارائه نمی دهد. برخی از خطرات تأثیر بیشتری نسبت به سایرین دارند. بنابراین ، شما بهتر وقت خود را صرف خطرات می کنید که می تواند بیشترین ضرر و دستاوردها را ایجاد کند. بررسی کنید که آیا شما هرگونه نمایشگر را دارید که می تواند پروژه شما را از بین ببرد. اگر چنین است ، این اولویت شماره یک شماست. خطرات دیگر را می توان در مورد احساس روده یا عینی تر بر روی مجموعه ای از معیارها در اولویت قرار داد. معیارهایی که بیشتر تیم های پروژه استفاده می کنند ، در نظر گرفتن اثرات یک خطر و احتمال بروز آن است. هرگونه اولویت بندی که از آن استفاده می کنید ، از آن به طور مداوم استفاده کنید و روی خطرات بزرگ تمرکز کنید.

قانون 7: خطرات را تجزیه و تحلیل کنید

درک ماهیت یک خطر ، پیش شرط پاسخ خوب است. بنابراین ، مدتی وقت بگذارید تا نگاهی دقیق تر به خطرات فردی داشته باشید و بدون دانستن اینکه خطری در مورد چیست ، به نتیجه نرسید.

تجزیه و تحلیل ریسک در سطوح مختلف رخ می دهد. اگر می خواهید یک خطر را در سطح فردی درک کنید ، فکر کردن در مورد تأثیراتی که در آن وجود دارد و دلایلی است که می تواند این اتفاق بیفتد ، بیشتر است. با نگاهی به تأثیرات ، می توانید توصیف کنید که بلافاصله پس از وقوع خطر چه تأثیراتی رخ می دهد و چه اثراتی در نتیجه اثرات اصلی یا به دلیل سپردن زمان رخ می دهد. تجزیه و تحلیل دقیق تر ممکن است ترتیب اثر بزرگی را در یک دسته اثر خاص مانند هزینه ها ، زمان سرب یا کیفیت محصول نشان دهد. زاویه دیگر برای بررسی خطرات ، تمرکز بر روی وقایع پیش از وقوع خطر است ، خطر ایجاد می کند. دلایل مختلف و شرایطی را که احتمال کاهش یا افزایش احتمال را دارد ، ذکر کنید.

سطح دیگری از تجزیه و تحلیل ریسک کل پروژه را بررسی می کند. هر مدیر پروژه باید به سؤالات معمول در مورد کل بودجه مورد نیاز یا تاریخ پایان پروژه پاسخ دهد. اگر خطرات را در نظر بگیرید ، می توانید یک شبیه سازی را انجام دهید تا اسپانسر پروژه خود را نشان دهید که چقدر احتمال دارد که در یک تاریخ معین یا در یک بازه زمانی مشخص به پایان برسید. یک تمرین مشابه برای هزینه های پروژه می تواند انجام شود.

اطلاعاتی که در تجزیه و تحلیل ریسک جمع آوری می کنید ، بینش ارزشمندی در مورد پروژه شما و ورودی لازم برای یافتن پاسخ های مؤثر برای بهینه سازی خطرات ارائه می دهد.

قانون 8: برنامه ها و اجرای پاسخ های ریسک

اجرای پاسخ ریسک فعالیتی است که در واقع ارزش پروژه شما را می افزاید. شما از وقوع تهدیدی جلوگیری می کنید یا اثرات منفی را به حداقل می رسانید. اجرای در اینجا مهم است. قوانین دیگر به شما در ترسیم ، اولویت بندی و درک خطرات کمک کرده اند. این به شما کمک می کند تا یک برنامه پاسخگویی به ریسک صوتی تهیه کنید که بر پیروزی های بزرگ متمرکز باشد.

اگر با تهدیدها مقابله می کنید ، سه گزینه ، جلوگیری از خطر ، به حداقل رساندن ریسک و پذیرش ریسک دارید. جلوگیری از خطرات به این معنی است که پروژه خود را به گونه ای سازماندهی می کنید که دیگر با خطر روبرو نشوید. این می تواند به معنای تغییر تأمین کننده یا اتخاذ یک فناوری متفاوت باشد یا در صورت برخورد با یک خطر کشنده ، خاتمه دادن به یک پروژه. هزینه بیشتر برای یک پروژه محکوم یک سرمایه گذاری بد است.

بزرگترین دسته پاسخ ها مواردی هستند که خطرات را به حداقل می رسانند. شما می توانید با تأثیرگذاری بر دلایل یا کاهش اثرات منفی که می تواند منجر به ایجاد خطر شود ، جلوگیری کنید. اگر قانون 7 را به درستی انجام داده اید (تجزیه و تحلیل ریسک) فرصت های زیادی برای تأثیرگذاری بر آن خواهید داشت. پاسخ نهایی پذیرش یک خطر است. این یک انتخاب خوب است اگر اثرات روی پروژه حداقل باشد یا امکاناتی برای تأثیرگذاری بر آن بسیار دشوار ، وقت گیر یا نسبتاً گران است. فقط اطمینان حاصل کنید که پذیرش یک خطر خاص یک انتخاب آگاهانه است.

پاسخ به فرصت های خطر معکوس موارد برای تهدیدها است. آنها روی جستجوی خطرات ، به حداکثر رساندن آنها یا نادیده گرفتن آنها (اگر فرصت ها بسیار کوچک باشند) تمرکز خواهند کرد.

قانون 9: ثبت نام خطرات پروژه

این قانون در مورد حسابداری است (با این حال خواندن را متوقف نکنید). حفظ یک ریسک ریسک شما را قادر می سازد تا پیشرفت را مشاهده کنید و مطمئن شوید که یک یا دو خطر را فراموش نخواهید کرد. این همچنین یک ابزار ارتباطی عالی است که به اعضای تیم و ذینفعان شما اطلاع می دهد (قانون 3).

یک گزارش ریسک خوب حاوی توضیحات ریسک است ، مسائل مربوط به مالکیت (قانون 5) را روشن می کند و شما را قادر می سازد تا برخی از تحلیل های اساسی ما را با توجه به دلایل و اثرات انجام دهید (قانون 7). اکثر مدیران پروژه به کارهای اداری علاقه ندارند ، اما انجام حسابداری شما در رابطه با خطرات پرداخت می شود ، به خصوص اگر تعداد خطرات زیاد باشد. برخی از مدیران پروژه نمی خواهند خطرات را ثبت کنند زیرا احساس می کنند این امر باعث می شود سرزنش آنها در صورت اشتباه انجام شود. با این حال ، معکوس درست است. اگر خطرات پروژه و پاسخ های مؤثر را که اجرا کرده اید ضبط کنید ، سابقه ای را ایجاد می کنید که هیچ کس نمی تواند آن را انکار کند. حتی اگر خطری رخ دهد که این پروژه را از بین می برد. انجام پروژه ها ریسک می کند.

قانون 10: خطرات و کارهای مرتبط

ثبت ریسک که در نتیجه قانون 9 ایجاد کرده اید ، به شما در ردیابی خطرات و کارهای مرتبط با آنها کمک می کند. ردیابی وظایف یک کار روزانه برای هر مدیر پروژه است. ادغام وظایف خطر در آن روال روزمره ساده ترین راه حل است. وظایف خطر ممکن است برای شناسایی یا تجزیه و تحلیل خطرات یا ایجاد ، انتخاب و اجرای پاسخ ها انجام شود.

ردیابی خطرات با ردیابی وظایف متفاوت است. این بر وضعیت فعلی خطرات متمرکز است. کدام خطرات به احتمال زیاد اتفاق می افتد؟آیا اهمیت نسبی خطرات تغییر کرده است؟پاسخ دادن به این سؤالات به توجه به خطرات مهم برای ارزش پروژه شما کمک می کند.

خلاصه

ده قانون ریسک طلایی در بالا دستورالعمل هایی را در مورد نحوه اجرای موفقیت آمیز مدیریت ریسک در پروژه خود به شما ارائه می دهد. با این حال ، به خاطر داشته باشید که همیشه می توانید پیشرفت کنید. بنابراین ، شماره 11 قانون استفاده از رویکرد Kaizen ژاپن خواهد بود: اثرات تلاش های مدیریت ریسک خود را اندازه گیری کرده و به طور مداوم پیشرفت ها را انجام می دهد تا حتی بهتر شود.

برای شما آرزو می کنم با پروژه خود موفقیت داشته باشید!

بارت جوته بنیانگذار و مشاور در Concilio ، یک شرکت مستقر در هلند است که متخصص در مدیریت ریسک پروژه است. Concilio مشاوره ، آموزش را ارائه می دهد و نرم افزارهای مدیریت ریسک خود را آسان می کند.