ساختار تجزیه کار چیست؟

شکستن کار در کارهای کوچکتر یک تکنیک مشترک بهره وری است که برای کنترل بیشتر و نزدیک تر کار استفاده می شود. برای پروژه ها ، ساختار تجزیه کار (WBS) ابزاری است که از این تکنیک استفاده می کند و یکی از مهمترین اسناد مدیریت پروژه است. این یکپارچه به صورت یکپارچه دامنه ، هزینه و خط مقدماتی را برای اطمینان از برنامه های پروژه در هم آمیخته است.

موسسه مدیریت پروژه (PMI) کتاب مدیریت پروژه (PMBOK) ساختار تجزیه کار را به عنوان "تجزیه سلسله مراتبی با محوریت تحویل کار برای اجرای تیم پروژه" تعریف می کند. دو نوع WBS وجود دارد: 1) مبتنی بر تحویل و 2) مبتنی بر فاز. متداول ترین و ارجح ترین رویکرد ، رویکرد مبتنی بر تحویل است. تفاوت اصلی بین دو رویکرد عناصر مشخص شده در سطح اول WBS است.

ساختار تجزیه کار مبتنی بر تحویل

یک ساختار تجزیه کار مبتنی بر تحویل به وضوح رابطه بین تحویل پروژه (یعنی محصولات ، خدمات یا نتایج) و دامنه (یعنی کار برای اجرای) را نشان می دهد. شکل 1 نمونه ای از WBS مبتنی بر تحویل برای ساخت خانه است. شکل 2 نمونه ای از WBS مبتنی بر فاز برای همان پروژه است.

شکل 1 - ساختار تجزیه کار مبتنی بر تحویل

در شکل 1 ، عناصر سطح 1 توضیحات قابل تحویل خلاصه هستند. عناصر سطح 2 در هر پا از WBS همه تحویل های منحصر به فرد مورد نیاز برای ایجاد سطح قابل تحویل سطح 1 هستند.

ساختار تجزیه کار مبتنی بر فاز

در شکل 2 ، یک WBS مبتنی بر فاز ، سطح 1 دارای پنج عنصر است. هر یک از این عناصر مراحل معمولی یک پروژه هستند. عناصر سطح 2 تحویل های منحصر به فرد در هر مرحله هستند. صرف نظر از نوع WBS ، عناصر سطح پایین همه تحویل هستند. توجه کنید که عناصر موجود در پاهای مختلف دارای همین نام هستند. WBS مبتنی بر فاز نیاز به کار مرتبط با چندین عناصر دارد که به کار منحصر به فرد برای هر عنصر سطح 1 تقسیم می شود. یک فرهنگ لغت WBS برای توصیف کار در هر عنصر ایجاد شده است.

شکل 2 - ساختار تجزیه کار مبتنی بر فاز

WBS خوب به سادگی برنامه ای است که پروژه را قابل کنترل تر می کند. هر پروژه متفاوت است ؛هر مدیر پروژه متفاوت است و هر WBS متفاوت است. بنابراین ، WBS مناسب کسی است که به این سؤال پاسخ می دهد ، "چه ساختاری پروژه را قابل کنترل تر می کند؟"

چگونه می توان یک ساختار تجزیه کار را ساخت

یک ساختار خوب تجزیه کار با استفاده از یک فرآیند تکراری با پیروی از این مراحل و رعایت این دستورالعمل ها ایجاد می شود:

1. اسناد مهم را جمع کنید
   1. اسناد مهم پروژه را جمع آوری کنید.
   2. محتوای حاوی تحویل پروژه ، مانند منشور پروژه ، بیانیه دامنه و برنامه مدیریت پروژه (PMP) را شناسایی کنید.
   1. اعضای تیم مناسب پروژه را شناسایی کنید.
   2. اسناد را تجزیه و تحلیل کرده و تحویل ها را مشخص کنید.
   1. عناصر سطح 1 را تعریف کنید. عناصر سطح 1 توضیحات قابل تحویل خلاصه هستند که باید 100 ٪ از دامنه پروژه را ضبط کنند.
   2. تأیید کنید که 100 ٪ دامنه ضبط شده است. این نیاز معمولاً به عنوان قانون 100 ٪ گفته می شود.
   1. روند شکستن تحویل سطح 1 را در تحویل های سطح پایین منحصر به فرد شروع کنید. این روش "تجزیه" را تجزیه می کند.
   2. ادامه کار را ادامه دهید تا زمانی که کار تحت پوشش هر عنصر توسط یک فرد یا سازمان واحد اداره شود. اطمینان حاصل کنید که همه عناصر متقابل هستند.
   3. این سؤال را بپرسید ، آیا تجزیه اضافی پروژه را قابل کنترل تر می کند؟اگر جواب "نه" باشد ، WBS انجام می شود.
   1. محتوای فرهنگ لغت WBS را تعریف کنید. فرهنگ لغت WBS توصیف روایی از کار تحت پوشش هر عنصر در WBS است. کمترین عناصر سطح در WBS بسته های کاری نامیده می شوند.
   2. توضیحات فرهنگ لغت WBS را در سطح بسته کار با جزئیات کافی ایجاد کنید تا اطمینان حاصل شود که 100 ٪ از دامنه پروژه پوشش داده شده است. توضیحات باید شامل اطلاعاتی مانند ، مرزها ، نقاط عطف ، خطرات ، مالک ، هزینه و غیره باشد.
   1. بسته های کاری را در صورت لزوم تجزیه کنید.
   2. برای برنامه ریزی بیشتر و ردیابی پروژه ، ساختار خرابی کار را به یک نمودار گانت وارد کنید.

   احتیاط: می توان بیش از حد کار را خراب کرد. چقدر زیاد است؟از آنجا که هزینه و برنامه جمع آوری داده ها ، تجزیه و تحلیل و گزارش به WBS متصل می شوند ، WBS بسیار دقیق می تواند به یک مقدار قابل توجهی از تلاش غیر ضروری برای مدیریت نیاز داشته باشد.

   بسیاری از ابزارهای نرم افزاری WBS در دسترس است. برخی از آنها مبتنی بر نقشه برداری ذهن هستند و برخی دیگر ابزارهای ترسیم دارند. در این بررسی نرم افزار WBS می توانید در مورد این ابزارها بخوانید.

   در اینجا نمونه ای از نحوه ساخت WBS با MindView آورده شده است:

   نحوه استفاده از ساختار تجزیه کار

   ساختار تجزیه کار برای بسیاری از موارد مختلف استفاده می شود. در ابتدا ، به عنوان ابزاری برای برنامه ریزی برای کمک به تیم پروژه ، تعریف و سازماندهی دامنه با تحویل ها خدمت می کند. WBS همچنین به عنوان منبع اصلی فعالیت های برنامه و تخمین هزینه استفاده می شود. اما ، بزرگترین سهم آن در یک پروژه ، استفاده به عنوان توضیحی در تمام کارها و به عنوان یک ابزار نظارت و کنترل است.

   بسته های کاری شکل 3 نشان می دهد که ساختار شکست کار پروژه خانه به سطح 1 ، 2 و 3 عناصر گسترش یافته است. کمترین سطح هر پا و شاخه WBS بسته های کاری نامیده می شود. بسته های کاری اطلاعات مربوط به تحویل ، مانند مالک ، نقاط عطف ، مدت زمان ، منابع ، خطرات و غیره را پوشش می دهد. این اطلاعات در فرهنگ لغت WBS شرح داده شده است.

   بسته های برنامه ریزی نوع دیگری از بسته کاری به نام بسته برنامه ریزی وجود دارد. هنگامی که برنامه مدیریت پروژه تصویب شد ، دامنه شناخته شده است ، اما لزوماً تمام جزئیات نیست. به منظور اعمال قانون 100 ٪ و ضبط تمام دامنه ، بسته های برنامه ریزی ایجاد می شوند. این قابل درک است که با تعریف جزئیات ، بسته های برنامه ریزی در نهایت به بسته های کار تکامل می یابند. در پروژه خانه ، مدیر پروژه می داند که خانه دارای وسایل خواهد بود ، اما در زمان شروع ساخت و ساز ، فقط یک کمک هزینه فیکسچر وجود دارد و هیچ لوازم جانبی مشخص نمی شود. پس از تعیین وسایل ، بسته برنامه ریزی مرتبط به یک بسته کاری تبدیل می شود. این فرایند برنامه ریزی برنامه ریزی موج نورد است و از تفصیل مترقی است.

   

   شکل 3 - بسته های کار WBS و حساب های کنترل

   حساب های کنترل کاربرد دیگر WBS به عنوان یک ابزار نظارت و کنترل است. این کار با تعریف حساب های کنترل انجام می شود. حساب های کنترل عناصر WBS هستند که در آن پروژه قصد دارد عملکرد را کنترل و گزارش کند. حساب های کنترل می توانند هر عنصر در WBS باشند. در پروژه خانه ، مدیر پروژه تصمیم می گیرد که در صورت گزارش عملکرد پروژه برای هر پیمانکار ، خطرات پروژه مرتبط با استفاده از پیمانکاران فرعی را می توان بهتر مدیریت کرد. برای نظارت بر عملکرد آنها ، عناصر 3. 1 ، 3. 2 و 3. 3 به عنوان حساب کنترل شناخته شده اند. با این حال ، کار باقیمانده در عناصر 1. 0 و 2. 0 توسط منابع شرکت با ریسک کمتری انجام می شود و پروژه احساس نمی کند که نظارت و کنترل در سطوح پایین تر لازم باشد. برای کمک به نظارت و گزارش دهی ، از ابزارهای اطلاعات مدیریت پروژه برای جمع آوری ، تجزیه و تحلیل و گزارش اطلاعات در هر عنصر در WBS استفاده می شود.